Une meilleure gestion des coûts d’impression c’est possible !

 

parcLes frais de fonctionnement d’une entreprise sont nombreux et divers mais souvent pas précisément identifiés.

C’est le cas pour l’impression. En général, une entreprise qui souhaite réaliser des économies a tendance à se focaliser sur la masse salariale, l’externalisation de la production, ou encore la diminution du parc de véhicules.

Aujourd’hui une PME utilise en moyenne plus de 12 000 feuilles et la plupart en couleurs. Une mauvaise gestion des impressions est coûteuse. Les frais d’impressions ne sont pas pris en compte dans les décisions stratégiques et pourtant c’est un facteur important à prendre en compte.

Une bonne gestion de sa politique d’impression peut engendrer une réduction de 30% de vos frais de fonctionnement.

Si vous souhaitez réduire vos coûts d’impression, voici les étapes à suivre.

 

 

Première étape : L’évaluation de l’environnement de travail

Pour atteindre cet objectif, il faut tout d’abord faire le tour de l’entreprise en se posant les questions suivantes :

  Quels sont les besoins réels en ce qui concerne l’impression ?

  Quelle est la quantité de pages imprimées chaque semaine / chaque mois ?

  À quel emplacement se trouve votre équipement ?

  Sont-ils récents ou anciens ?

  Sont-ils tous de la même marque et multifonctions ?

  Combien de vos collaborateurs ont besoin d’un accès à une imprimante ?

  De combien d’appareils disposez-vous actuellement ?

Quels types d’impression sont effectuées par vos employés (noir et blanc ou couleurs, documents légers ou aux contraires imposantes, occasionnelles ou fréquentes …) ?

 Ont-ils tous les mêmes besoins en matière d’impression ?

 

Deuxième étape : Homogénéisez votre parc d’imprimantes multifonctions

Il est révolu le temps où chaque employé possédait sa propre imprimante, aujourd’hui un photocopieur pour 5 à 10 salariés est totalement acceptable.

 Vous pourrez ainsi réduire le nombre de photocopies inutiles car les salariés devront se déplacer pour récupérer leurs documents.

N’hésitez pas à renouveler vos imprimantes si nécessaires. Les modèles les plus récents consomment normalement moins d’énergie et moins de consommables. Vous bénéficieriez, d’appareils plus adaptés et moins susceptibles de tomber en panne. À savoir que le fait de remplacer son parc d’impression permet de réduire de 35 % les frais de fonctionnement.

Troisième étape : Modifier ses habitudes

         Réduire ses dépenses énergétiques

Il est souvent possible de quantifier les dépenses dues aux consommables comme le papier, l’encre, les toners ou encore les frais d’achat ou de location des appareils. On pense cependant moins aux factures EDF qui constituent des coûts souvent mal identifiés.

        Bien choisir les documents à imprimer

Dans un contexte professionnel de plus en plus numérisé, les entreprises tentent de plus en plus de se tourner vers un fonctionnement « Zéro papier ».  Pour mettre en place ces futures méthodes de travail, il faut apprendre à ses collaborateurs à imprimer moins et mieux.

  Ne pas hésiter à demander « un aperçu avant impression » et ainsi éviter d’imprimer des pages dont la mise en forme ne serait pas conforme.

  Il est nécessaire de bien différencier les informations utiles à imprimer et celles inutiles.

  Être vigilant avant d’imprimer des documents depuis internet car, ils contiennent souvent des publicités et des informations peu utiles.

  Bien différencier les documents remis à vos clients, ils doivent être aérés et agréables à la lecture, et ceux qui resteront en interne, ils peuvent être plus condensés avec une police plus réduite.

  La mise en place de quota est un bon moyen de réduire les impressions inutiles, ainsi les documents imprimés seront plus réfléchis et limités.

         Adapter les modes d’impressions à ses besoins.

De nos jours les imprimantes sont pour la plupart multifonctions ce qui permet de gérer la quantité de papier utilisée ou bien d’adapter l’impression à un format papier spécifique.

  L’impression recto-verso est un réel avantage qui vous permettra de réduire de 50% votre budget papier.

  Pour tous vos documents, comme les Power points, choisissez la fonction impression multiple, elle vous permettra d’imprimer plusieurs pages sur une seule feuille. Ceci vous permettra de réduire votre consommation de feuilles par 4 ou par 8 selon les cas.

Pour vos documents internes, optez pour une impression noir et blanc et non une impression couleur.

 

Les bénéfices de cette politique.

Lorsque vous aurez adopté les mesures présentées ci-dessus, vous profiterez d’avantages sur le court et le long terme.

Dans un premier temps la diminution des consommables utilisés générera des économies conséquentes que vous pourrez investir sur d’autres postes.

Dans un second temps, votre entreprise pourra jouer la carte de l’éco responsabilité et  sera vue comme étant une société soucieuse de l’environnement.

 

 

La Garantie Group Solution.

Nous sommes énormément soucieux de nos clients et surtout lorsque nous pouvons leur épargner des dépenses supplémentaires en matière de frais de fonctionnement.

Nous vous assurerons un suivi personnalisé, notre équipe vous aidera à estimer vos besoins afin que vous maîtrisiez votre politique d’impression à la perfection.

 

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