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Aujourd’hui comment ça marche ?

  • On estime que 15% des documents d’une entreprise sont mal rangés
  • Un salarié passe 50% de son temps de travail à chercher des documents
  • Environ 40% de sociétés souhaiteraient améliorer la signature des contrats clients
  • Là aussi, 40% des salariés répondants pensent qu’il est difficil de savoir où classifier ses documents
  • 18 minutes est le temps en moyenne pour trouver ledit document
  • Plus de 30% des personnes interrogées, pensent que la Gestion Electronique de documents est trop complexe et non appropriée à leur structure

La dématérialisation et ses idées reçues

Souvent jugée coûteuse , complexe, uniquement dédiée aux grandes structures …

En réalité il n’en est rien ! Le dématérialisation permet d’engendrer productivité, gain de temps, plus espace de stockage … Des solutions simples d’installation  et intuitives existent particulièrement grâce au SaaS (solutions hébergées où une simple connexion sur le poste de travail permettra l’accès à l’ensemble des fonctionnalités) qui répondent parfaitement à toutes les tailles et les modes d’organisation d’une structure.

Oui, mais à quoi ca sert ?

La dématérialisation permet de substituer un fichier en papier par un fichier au format numérique pour deux types de documents : les documents entrants (factures fournisseurs, courriers divers, note de frais…)  et les documents sortants (factures, bulletins de paie,  bons de livraison … )

C’est aussi le moyen  de ranger et de gérer un document sous la forme numérique. De ce fait, il sera possible de transformer l’ensemble des mouvements de documents papier (ainsi que tous les traitements auquels ils sont soumis) en flux numérique et complétement automatisé qui pourrait aussi être appelé « Workflow de validation » (Scan, envoi, indexation, annotation, validation finale )

Quels avantages ?

  • Abaissement des coûts
  • Hausse de la productivité
  • Automatisation des processus
  • Garantie de la traçabilité des documents (respect de la réglementation en vigueur)
  • Impact environnemental amoindrit
  • Diminution de la charge papier

Si le classement des documents est un sujet qui vous préocuppe ou pour plus d’informations sur la dématérialisation, contactez-nous !

Résultat de recherche d'images pour "dématérialisation des factures"

            

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