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QUEVILLY HABITAT

C’est dans un but de rationnalisation des coûts, que l’Entreprise Sociale pour l’Habitat,  Quevilly Habitat a concilié les matériels KYOCERA et le logiciel Papercut dans le renouvellement de son parc d’impression.

NOTRE CLIENT

C’est en 1924 qu’a été créée Quevilly Habitat. Cette Entreprise Sociale pour l’habitat (ESH) qui construit et gère l’immobilier sur 16 communes sur l’agglomération Rouennaise.
Au 1 er juin 2016, on estimait à 10 209 le nombre de logements gérés par Quevilly Habitat avec pas moins de 20 000 personnes logées.
Certifiée Qualibail, le but premier de l’entreprise est la qualité des services proposés aux locataires.
On compte aujourd’hui 200 personnes travaillant pour Quevilly Habitat dont la moitié au Siège social de Quevilly.

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QUEVILLY HABITAT

LES DEFIS

Alors que le parc d’impression du siège arrivait à échéance et voulant, ainsi, profiter du renouvellement de leur matériel,  Quevilly Habitat a décidé de mettre en place une méthode d’impression beaucoup plus économique et plus respectueuse de l’environnement.  Une expertise sur la consommation et l’utilisation de chacun a eu pour but de définir les besoins  de chaque  utilisateur.

L’objectif à terme étant de diminuer la quantité d’imprimantes détenues par chacun afin d’être renouvelé par du matériel plus adapté, plus performant et conforme à la nouvelle politique de Quevilly Habitat.

La confidentialité des tirages étant une grande préoccupation des utilisateurs, la peur  du changement s’est faite ressentir. Le but était aussi de mettre fin au gaspillage (impressions  non récupérées, impressions en couleur utilisées à mauvais escient …) pour privilégier le N&B.

Pour finir, Quevilly Habitat désirait avoir vue sur les habitudes de chacun avec un logiciel permettant d’étudier, de suivre et de comprendre les flux d’impression des utilisateurs et d’opter pour une solution adaptée au mieux aux besoins de chacun.

LA SOLUTION

C’est la société ABR , qui, suite à une sollicitation, a décroché le contrat en misant sur le matériel  d’impression de la marque KYOCERA .  Ont été mis à disposition des collaborateurs,  cinq multifonctions ;  soit quatre matériels N&B et un couleur. Ce dernier avec en finition le pliage et la piqure à cheval. Une imprimante N&B à haute vitesse a parachevé l’installation pour le tirage des avis d’échéance  qui se comptent au nombre de 10 000 impressions chaque mois.

Concernant les soucis de traçabilité et de sécurisation des flux, Quevilly Habitat a fait confiance à la solution universelle PAPERCUT, pour la mise en œuvre d’impressions plus pondérées.

Ce logiciel se révèle à plusieurs niveaux avantageux :

Premièrement, pour délivrer leurs impressions, les utilisateurs doivent dorénavant s’identifier grâce à un badge ou à l’aide d’un code PIN directement sur le copieur, ce qui résout indéniablement le problème de confidentialité puisqu’ils récupèrent directement leurs tirages après authentification.

Deuxièmement, fini le gaspillage et vive les économies ! En effet, l’utilisateur peut annuler une impression regrettée ou même les tirages lancés en impression mais non libérés.

Grâce à un encadrement maximum, l’ajustement et la mise en place de règles spécifiées pour les impressions marque un point fort sur le logiciel.

Pour exemple, quand l’impression d’un mail est détectée, le tirage sera par défaut en N&B, tout comme le recto-verso. Lorsque l’utilisation lance une impression  » gros volume » celle-ci sera, par défaut basculée vers le matériel le plus favorable, plus économique .

Pour finir, un des atouts du Logiciel Papercut consiste à faire une étude très poussée sur les usages de chacun pour au final, perfectionner davantage  l’utilisation du matériel KYOCERA et faire face au mieux aux besoins de chaque utilisateur.

NOUVELLE POLITIQUE D’IMPRESSION, UN PARC OPTIMISE

  • Suite à la mise en place de PaperCut , on compte une économie de 500 000 impressions, et ce, dès la première année
  • Une perceptible restriction des tirages en couleur qui passent de 20% de l’ensemble des tirages à 14% en une année.
  • Un basculement du nombre de tirages de l’imprimante individuelle à un MFP
  • Une simple configuration des données concernant  les règles d’impression
  • PaperCut génère des rapports et des statistiques détaillés sur les utilisations.

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Des impressions maitrisées

TEMOIGNAGE

« Nous sommes pleinement satisfaits des matériels d’impression KYOCERA Document Solutions et du logiciel PaperCut. Tant le nouveau parc que la solution ont été bien accueillis par les collaborateurs alors même qu’ils constituaient un important changement des habitudes. PaperCut nous a beaucoup aidés sur la mise en place de pratiques responsables, génératrices de fortes économies avérées dès la première année. Le projet s’est également bien déroulé avec un bon accompagnement sur le paramétrage et une grande disponibilité des équipes ABR ».

Laura LANCON, Chef de Projets Informatiques, Service Système d’Information, Direction Administrative et Financière

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